Microsoft Excel adalah salah satu program spreadsheet
terbaik yang tersedia saat ini, terutama bagi para admin kerja yang sering
mengolah data. Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya belajar
Microsoft Excel bagi para admin kerja, dan bagaimana cara mempelajarinya dengan
efektif.
Pentingnya Microsoft Excel untuk Admin Kerja
Sebagai admin kerja, Anda mungkin menghabiskan sebagian besar
waktu Anda
untuk mengolah data. Excel adalah alat yang ideal untuk tujuan ini karena dapat
membantu Anda
mengorganisir data, membuat tabel, dan grafik dengan mudah. Dengan Excel, Anda dapat menghasilkan laporan
yang berkualitas tinggi dan membuat pengambilan keputusan menjadi lebih
efektif.
Microsoft Excel adalah program yang sangat fleksibel. Anda dapat menggunakannya untuk
tujuan yang berbeda, mulai dari membuat anggaran dan perencanaan keuangan
hingga menghitung waktu dan inventarisasi. Oleh karena itu, penting bagi
seorang admin kerja untuk memahami cara menggunakan program ini dengan baik.
Memulai dengan Microsoft Excel
1. Mengenal tampilan Microsoft Excel
Tampilan Microsoft Excel adalah antarmuka pengguna grafis
yang digunakan untuk mengakses fungsi-fungsi dan fitur-fitur Microsoft Excel.
Pada tampilan Microsoft Excel, pengguna dapat mengatur data dalam format tabel
dan menyimpan informasi dalam format spreadsheet.
2. Memulai file baru
Untuk memulai file baru di Microsoft Excel, pengguna
dapat membuka program Microsoft Excel dan memilih opsi “File” dari
menu bar di bagian atas layar. Kemudian, pilih opsi “New” dan pilih
jenis dokumen yang ingin dibuat, seperti “Blank Workbook” atau
“Template”. Setelah itu, dokumen baru akan muncul dan pengguna dapat
mulai memasukkan data.
3. Mengubah nama file dan menyimpan file
Setelah membuat file baru di Microsoft Excel, pengguna
dapat mengubah nama file dengan memilih opsi “File” dari menu bar dan
memilih opsi “Save As”. Kemudian, pengguna dapat mengetikkan nama
file baru dan memilih lokasi untuk menyimpan file tersebut. Setelah itu,
pengguna dapat mengklik tombol “Save” untuk menyimpan perubahan dan
menyimpan file baru dengan nama yang diinginkan. Selain itu, pengguna juga
dapat menggunakan opsi “Save” untuk menyimpan perubahan pada file
yang sudah ada dengan nama file yang sama.
Memahami Dasar-Dasar Excel
1. Kolom dan baris pada Excel
Microsoft Excel terdiri dari kolom dan baris yang
membentuk sel-sel tempat Anda memasukkan data dan rumus. Kolom diberi label
dengan huruf dari A ke Z dan kemudian mulai lagi dari AA hingga IV. Sedangkan
baris diberi nomor dari 1 hingga 1.048.576. Pada setiap persimpangan antara
kolom dan baris terdapat sebuah sel.
2. Mengisi sel dengan data
Untuk mengisi sel dengan data, pilihlah sel yang ingin
diisi dan ketikkan datanya di dalamnya. Anda juga dapat menyalin dan menempelkan
data dari sumber lain ke dalam sel. Jika Anda ingin mengisi banyak sel
sekaligus, Anda
dapat memilih sel-sel tersebut terlebih dahulu kemudian ketikkan data atau
tekan tombol F2 untuk memulai mengedit sel.
3. Format data pada Excel
Andi dapat memformat data pada Excel
untuk membuatnya lebih mudah dibaca dan dipahami. Beberapa opsi format yang
tersedia di antaranya adalah mengubah tipe font, ukuran font, warna font, warna
latar belakang sel, dan menambahkan garis tepi pada sel. Andi juga dapat mengubah format
angka, seperti menambahkan pemisah ribuan atau mengubah desimal, serta
menambahkan simbol mata uang.
4. Membuat formula sederhana pada Excel
Salah satu fitur yang paling bermanfaat pada Excel
adalah kemampuan untuk membuat formula. Formula adalah ekspresi matematika yang
memungkinkan Anda untuk menghitung nilai dari sel-sel lain pada lembar kerja.
Anda dapat membuat formula dengan mengetikkan tanda sama dengan (=) di dalam
sel dan kemudian menambahkan referensi sel lain dan operator matematika. Contoh
formula sederhana adalah =A1+B1, yang akan menambahkan nilai dari sel A1 dan
B1. Setelah mengetikkan formula, tekan tombol Enter untuk melihat hasilnya di
dalam sel.
Memahami Dasar-Dasar Excel
1. Kolom dan baris pada Excel adalah
komponen penting dalam mengorganisir dan menyimpan data di lembar kerja Excel.
Kolom adalah serangkaian sel yang ditempatkan secara vertikal, diberi label
huruf dari A hingga Z dan seterusnya, sedangkan baris adalah serangkaian sel
yang ditempatkan secara horizontal, diberi label angka dari 1 hingga 1.048.576.
Setiap sel di Excel dapat diidentifikasi berdasarkan alamat baris dan kolomnya.
2. Mengisi sel dengan data adalah
langkah penting dalam membuat lembar kerja Excel yang fungsional. Untuk mengisi
sel, klik pada sel yang ingin diisi, ketik data yang ingin dimasukkan, lalu
tekan enter. Sel juga dapat diisi dengan memilih beberapa sel sekaligus dan
mengetikkan data secara bersamaan.
3. Format data pada Excel dapat membantu
meningkatkan keterbacaan dan visualisasi data. Excel menyediakan berbagai
format data, seperti format angka, tanggal, waktu, persentase, dan sebagainya.
Format data juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, seperti
menambahkan tanda mata uang atau menambahkan angka desimal.
4. Membuat formula sederhana pada Excel
adalah salah satu fitur utama yang membedakan Excel dari program pengolah kata
lainnya. Formula memungkinkan pengguna untuk melakukan perhitungan matematis
dan logika pada data di lembar kerja Excel. Formula sederhana dapat dibuat
dengan memilih sel target, mengetik tanda sama dengan (=), kemudian mengetik
operasi matematis dan referensi sel yang ingin digunakan dalam formula.
Contohnya, untuk menambahkan dua angka di sel A1 dan B1, kita dapat menggunakan
formula =A1+B1.
Formula Excel untuk Admin Kerja
1. Rumus SUM dan AVERAGE untuk
menghitung total dan rata-rata
Rumus SUM digunakan untuk menjumlahkan nilai dari sel
atau kisaran sel pada Excel. Rumus ini sangat berguna untuk menghitung total
dari data yang terdapat pada lembar kerja. Contohnya, jika Anda memiliki data
penjualan dari beberapa produk di beberapa bulan, Anda dapat menggunakan rumus
SUM untuk menghitung total penjualan selama periode tertentu.
Rumus AVERAGE digunakan untuk menghitung rata-rata dari
nilai sel atau kisaran sel pada Excel. Rumus ini sangat berguna untuk
menghitung nilai rata-rata dari data yang terdapat pada lembar kerja.
Contohnya, jika Anda memiliki data nilai ujian dari beberapa siswa, Anda dapat
menggunakan rumus AVERAGE untuk menghitung rata-rata nilai ujian dari seluruh
siswa.
2. Rumus IF untuk membuat logika IF
Rumus IF pada Excel digunakan untuk membuat logika IF
yang akan menentukan apakah suatu kondisi benar atau salah. Rumus ini sangat
berguna untuk menghitung atau menampilkan nilai yang berbeda berdasarkan
kondisi yang telah ditentukan. Contohnya, jika Anda ingin menampilkan teks
“Lulus” jika nilai ujian seorang siswa lebih besar dari atau sama
dengan 60, dan menampilkan teks “Tidak Lulus” jika nilai ujian lebih
kecil dari 60, maka Anda dapat menggunakan rumus IF.
3. Rumus COUNTIF dan SUMIF untuk
menghitung data tertentu dalam kisaran data
Rumus COUNTIF dan SUMIF pada Excel digunakan untuk
menghitung jumlah data tertentu dalam kisaran data yang telah ditentukan. Rumus
COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah sel dalam kisaran data yang memenuhi
kondisi tertentu, sedangkan rumus SUMIF digunakan untuk menjumlahkan nilai sel
dalam kisaran data yang memenuhi kondisi tertentu. Contohnya, jika Anda ingin
menghitung berapa kali sebuah kata tertentu muncul dalam sebuah teks, Anda
dapat menggunakan rumus COUNTIF. Jika Anda ingin menjumlahkan nilai dari sel
yang memenuhi kondisi tertentu, misalnya jumlah penjualan produk tertentu pada
periode tertentu, Anda dapat menggunakan rumus SUMIF.
Membuat Grafik pada Excel
1. Jenis-jenis grafik yang dapat dibuat
pada Excel
Microsoft Excel adalah aplikasi lembar kerja
elektronik yang memungkinkan pengguna untuk membuat grafik berdasarkan data
yang dimasukkan ke dalam lembar kerja. Ada beberapa jenis grafik yang dapat
dibuat pada Excel, antara lain:
- Grafik Garis (Line Chart): digunakan untuk menunjukkan
tren atau perubahan data seiring waktu. - Grafik Batang (Bar Chart): digunakan untuk
membandingkan data antara beberapa kategori. - Grafik Kolom (Column Chart): mirip dengan grafik
batang, tetapi kategori berada di sumbu x dan nilai di sumbu y. - Grafik Area (Area Chart): digunakan untuk menunjukkan
perubahan data seiring waktu dan juga jumlah keseluruhan data. - Grafik Pie (Pie Chart): digunakan untuk membandingkan
persentase data dari keseluruhan data. - Grafik Scatter (Scatter Chart): digunakan untuk
menunjukkan hubungan antara dua set data numerik. - Grafik Radar (Radar Chart): digunakan untuk
membandingkan beberapa set data numerik dalam pola radial.
2. Membuat grafik sederhana pada Excel
Untuk membuat grafik sederhana pada Excel, berikut
adalah langkah-langkahnya:
- Siapkan data yang ingin dijadikan grafik pada lembar
kerja Excel. - Pilih seluruh data yang ingin dijadikan grafik.
- Klik tab “Insert” pada ribbon di bagian atas
lembar kerja Excel. - Pilih jenis grafik yang ingin dibuat dari opsi yang
tersedia pada grup “Charts”. - Excel akan menampilkan grafik sederhana dengan data
yang telah dipilih sebelumnya. - Sesuaikan dan format grafik sesuai kebutuhan.
3. Menyesuaikan dan memformat grafik
pada Excel
Setelah membuat grafik pada Excel, kita dapat
menyesuaikan dan memformat grafik untuk memperindah tampilan dan menjelaskan
data dengan lebih jelas. Berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan untuk
menyesuaikan dan memformat grafik pada Excel:
- Mengubah jenis grafik: jika jenis grafik yang sudah
dibuat tidak cocok untuk data yang dimiliki, kita dapat mengubahnya dengan cara
memilih grafik baru pada opsi “Change Chart Type”. - Menambahkan elemen grafik: Excel menyediakan berbagai
opsi untuk menambahkan elemen pada grafik seperti judul, label sumbu, garis
trend, dan legenda. - Mengubah warna dan gaya grafik: kita dapat mengubah
warna dan gaya grafik dengan mengklik grafik dan memilih opsi “Format
Chart Area” atau “Format Data Series”. - Memformat sumbu grafik: kita dapat memformat sumbu
grafik seperti mengubah skala sumbu, mengatur interval dan batas, serta
mengubah label sumbu. - Menambahkan animasi: untuk membuat presentasi lebih
menarik, Excel menyediakan opsi untuk menambahkan animasi pada grafik
Membuat Tabel Pivot pada Excel
1. Pengenalan Tabel Pivot pada Excel
Tabel Pivot adalah salah satu fitur canggih pada Excel
yang memungkinkan kita untuk mengubah dan menganalisis data dengan lebih mudah
dan cepat. Dalam Tabel Pivot, kita dapat mengatur ulang data dan melihatnya
dari berbagai sudut pandang dengan cara mengelompokkan, menghitung, dan menyaring
data secara dinamis.
2. Membuat Tabel Pivot pada Excel
Untuk membuat Tabel Pivot pada Excel, kita perlu
memilih kisaran data yang akan digunakan dan memastikan bahwa data tersebut
telah dibersihkan dan disiapkan dengan baik. Setelah itu, kita dapat memilih
menu “Insert” dan memilih “PivotTable”. Kemudian, kita
dapat mengatur sumber data dan memilih di mana Tabel Pivot akan ditempatkan.
Setelah itu, kita dapat memilih kolom dan baris yang akan digunakan dan
menambahkan nilai yang akan dihitung pada nilai Tabel Pivot.
3. Mengelola Tabel Pivot pada Excel
Setelah Tabel Pivot dibuat, kita dapat mengelola dan
memodifikasi tabel sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat menambahkan atau
menghapus kolom dan baris, mengubah nilai yang dihitung, dan menambahkan filter
dan subtotal. Selain itu, kita juga dapat memformat tabel pivot agar terlihat
lebih rapi dan mudah dibaca. Misalnya, kita dapat mengubah warna latar
belakang, jenis font, dan ukuran font. Selain itu, kita juga dapat menambahkan
grafik pada tabel pivot untuk membantu visualisasi data secara lebih jelas dan
mudah dipahami. Dalam hal ini, Excel menyediakan berbagai macam jenis grafik
yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan kita.
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP pada Excel
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP pada Excel adalah fungsi
pencarian nilai pada tabel. Kedua fungsi ini memungkinkan pengguna untuk
mencari nilai tertentu dalam tabel dan mengembalikan nilai yang berkaitan dengan
nilai pencarian tersebut.
Fungsi VLOOKUP berarti “Vertical Lookup” dan
digunakan untuk mencari nilai di dalam kolom dan mengembalikan nilai di sebelah
kanan nilai pencarian. Fungsi HLOOKUP berarti “Horizontal Lookup” dan
digunakan untuk mencari nilai di dalam baris dan mengembalikan nilai di bawah
nilai pencarian.
Contoh penggunaan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP pada Excel
Contoh penggunaan fungsi VLOOKUP:
Misalnya, kita memiliki tabel yang berisi daftar nama
dan harga barang sebagai berikut:
|
A |
B |
|
Nama |
Harga |
|
Barang |
100 |
|
Barang |
150 |
|
Barang |
200 |
Kita ingin mencari harga dari Barang2. Maka kita dapat
menggunakan rumus VLOOKUP sebagai berikut:
=VLOOKUP(“Barang2”, A2:B4, 2, FALSE)
Penjelasan rumus di atas:
“Barang2” adalah nilai yang ingin dicari
A2:B4 adalah kisaran data tabel yang ingin dicari
2 menunjukkan bahwa kita ingin mengembalikan nilai
dari kolom kedua (harga)
FALSE menunjukkan bahwa kita ingin mencari nilai
persis dan bukan mencari nilai yang mirip.
Hasil dari rumus tersebut adalah nilai 150.
Fungsi HLOOKUP pada Excel digunakan
untuk mencari nilai pada baris tertentu dalam sebuah tabel atau rentang data.
Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi HLOOKUP pada Excel:
Misalkan kita memiliki tabel berikut:
|
No |
A |
B |
C |
D |
E |
|
1 |
|
Januari |
Februari |
Maret |
April |
|
2 |
Produk |
500 |
600 |
700 |
800 |
|
3 |
Produk |
400 |
450 |
500 |
550 |
|
4 |
Produk |
300 |
350 |
400 |
450 |
Kita ingin mencari nilai penjualan
Produk B di bulan Maret. Untuk itu, kita dapat menggunakan fungsi HLOOKUP
sebagai berikut:
Penjelasan:
“Maret” adalah nilai yang
ingin dicari
$A$1:$E$4 adalah rentang data pada
tabel
3 adalah nomor baris pada tabel di
mana nilai yang dicari berada
FALSE menandakan bahwa pencarian
nilai harus tepat sesuai dengan kriteria yang dimasukkan
Setelah mengetikkan rumus di atas
pada sel yang diinginkan, maka hasilnya adalah 500, yaitu nilai penjualan
Produk B di bulan Maret.
Tips dan Trik untuk Admin Kerja pada Excel
1. Memanfaatkan shortcut keyboard
pada Excel
Shortcut keyboard pada Excel adalah
kombinasi tombol keyboard yang digunakan untuk mempercepat dan memudahkan tugas
yang dilakukan di Excel. Dengan menggunakan shortcut keyboard, pengguna tidak
perlu lagi menggunakan mouse atau trackpad untuk mengakses menu atau melakukan
tindakan tertentu pada lembar kerja Excel.
Contoh shortcut keyboard pada Excel
antara lain:
CTRL + C untuk menyalin data atau sel
yang dipilih
CTRL + V untuk menempelkan data atau
sel yang disalin
CTRL + X untuk memotong data atau sel
yang dipilih
CTRL + Z untuk melakukan undo pada
tindakan terakhir
CTRL + Y untuk melakukan redo pada
tindakan terakhir
F2 untuk masuk ke dalam mode edit sel
F4 untuk mengulangi tindakan terakhir
F11 untuk membuat grafik pada lembar
kerja
2. Menggunakan Add-Ins pada Excel
Add-Ins pada Excel adalah program
tambahan yang dapat dipasang di Excel untuk menambahkan fitur dan fungsi
tambahan. Dengan menggunakan Add-Ins, pengguna dapat mengotomatisasi tugas yang
sering dilakukan dan meningkatkan produktivitas dalam penggunaan Excel.
Contoh Add-Ins pada Excel antara
lain:
Solver Add-In untuk menyelesaikan
masalah optimasi dalam pengambilan keputusan
Analysis ToolPak untuk melakukan
analisis data yang lebih kompleks seperti regresi, analisis varian, dan
analisis korelasi
Power Query untuk mengambil dan
memanipulasi data dari berbagai sumber data
Power Pivot untuk membuat tabel pivot
dan mengelola data yang kompleks
3. Memanfaatkan fitur Autofill pada
Excel
Autofill pada Excel adalah fitur yang
memungkinkan pengguna untuk mengisi serangkaian sel dengan data atau pola
tertentu secara otomatis. Fitur ini sangat berguna untuk menghemat waktu dan
mempercepat pengisian data pada lembar kerja Excel.
Contoh penggunaan fitur Autofill pada
Excel antara lain:
Mengisi deret bilangan atau tanggal
secara otomatis
Mengisi data yang diambil dari sel
lain secara berurutan
Mengisi formula pada deret sel yang
berbeda dengan referensi sel yang sama
Mengisi data berdasarkan pola yang
telah ditentukan sebelumnya.
Keuntungan belajar Microsoft Excel bagi
admin kerja
Belajar Microsoft Excel dapat
memberikan banyak keuntungan bagi seorang admin kerja. Beberapa keuntungan
antara lain:
a. Meningkatkan efisiensi kerja
Dengan menggunakan Microsoft Excel,
seorang admin dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih cepat dan efisien.
Excel memungkinkan admin untuk melakukan perhitungan, analisis, dan pengolahan
data secara otomatis. Sebagai contoh, dengan menggunakan rumus-rumus pada
Excel, admin dapat menghitung total gaji karyawan dengan mudah dan cepat, daripada
harus menghitung satu per satu menggunakan kalkulator.
b. Mempermudah analisis data
Sebagai seorang admin, tugas Anda
mungkin melibatkan pengolahan data seperti laporan keuangan atau database
karyawan. Dengan menggunakan Excel, Anda dapat dengan mudah menganalisis data
tersebut. Excel menyediakan berbagai macam grafik dan tabel pivot yang
mempermudah Anda untuk memvisualisasikan data dan menemukan pola-pola tertentu.
c. Meningkatkan kredibilitas laporan
Dalam pekerjaan admin, seringkali
diperlukan pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu. Dengan menggunakan
Excel, Anda dapat memastikan bahwa laporan Anda terlihat profesional dan
terstruktur dengan baik. Excel memungkinkan Anda untuk membuat tabel, grafik,
dan diagram yang menarik secara visual, serta memudahkan pembaca untuk memahami
isi laporan.
Saran dan tips untuk mempelajari
Microsoft Excel dengan efektif
Untuk mempelajari Microsoft Excel
dengan efektif, berikut adalah beberapa saran dan tips yang dapat Anda
terapkan:
a. Mulailah dengan dasar-dasar Excel
Sebelum belajar rumus-rumus dan
fitur-fitur canggih pada Excel, pastikan Anda sudah memahami dasar-dasar Excel
seperti penggunaan kolom, baris, dan sel. Pahami juga bagaimana cara memformat
data dan membuat grafik sederhana.
b. Gunakan tutorial online
Ada banyak tutorial online yang
tersedia untuk mempelajari Excel. Cobalah untuk memilih tutorial yang sesuai
dengan level Anda, baik itu pemula atau mahir. Anda dapat mencari tutorial di
situs-situs seperti YouTube, Udemy, atau Coursera.
c. Praktikkan dengan contoh kasus
nyata
Coba terapkan apa yang sudah Anda
pelajari dengan menggunakan contoh kasus nyata yang relevan dengan pekerjaan
Anda. Misalnya, jika tugas Anda adalah membuat laporan keuangan, coba gunakan
Excel untuk mengolah data keuangan perusahaan.
d. Gunakan fitur Help pada Excel
Excel menyediakan fitur Help yang
dapat membantu Anda jika Anda mengalami kesulitan dalam menggunakan program
ini. Anda dapat mengakses fitur Help dengan menekan tombol F1 atau dengan
mengklik tombol Help di menu Excel.
e. Gunakan shortcut keyboard
Memahami shortcut keyboard pada Excel
dapat mempercepat pekerjaan Anda. Cobalah untuk menghafal beberapa shortcut
keyboard yang sering Anda gunakan seperti Ctrl + C untuk menyalin data, atau
Ctrl + V untuk menempelkan data.
f. Bertanya pada rekan kerja yang
lebih ahli
Jangan malu untuk bertanya pada rekan
kerja yang lebih ahli dalam penggunaan Excel.